O que é preciso para certificação do Pró-Gestão RPPS? (Parte II)

Data de publicação: 9 de julho de 2022
Créditos: Imprensa - IPC Cariacica

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Nesta segunda parte da Série Pró-Gestão RPPS, você saberá o que é preciso para o Instituto de Previdência conseguir a certificação. Esse certificado atesta que a instituição preenche os requisitos de qualidade, transparência e boa gestão. Mas, para conquiste-lo é preciso seguir processos rigorosos e depois passar por uma minuciosa auditoria. Confira as informações abaixo. Boa leitura!

O que é preciso para certificação do Pró-Gestão RPPS?

A certificação do Programa de Certificação Institucional e Modernização da Gestão dos Regimes Próprios de Previdência Social (Pró-Gestão) foi instituída para os Regimes Próprios de Previdência Social (RPPS) com o objetivo de assegurar que as melhores práticas sejam executadas na gestão do RPPS e que haja mais transparência para as partes interessadas sobre como essa gestão está sendo realizada.

O Pró-Gestão traz diversos benefícios à instituição, dá a ela a  oportunidade de adquirir maiores conhecimentos para aprimorar o controle dos ativos e passivos e o aumento de sua credibilidade. Para alcançar a certificação do Pró-Gestão é preciso que a instituição preencha vários requisitos. Isso porque a certificação é um processo de reconhecimento da excelência e das boas práticas de gestão destinado a atestar a qualidade e a funcionalidade de produtos, serviços, processos produtivos, gestão ambiental, dentre outros.

Por isso, é tão importante alcançar essa certificação. Hoje, o Instituto de Previdência dos Servidores Públicos do Município de Cariacica (IPC) possui certificação do Pró-Gestão Nível III.

O que significa para o IPC essa certificação?

O Instituto de Previdência dos Servidores Públicos do Município de Cariacica (IPC) foi certificado no Nível III, pela primeira vez, em 2019. Este ano, confirmou sua excelência em gestão e foi recertificado no Nível III. Com esse feito, continua sendo o único Instituto de Previdência no Estado do Espírito Santo a ter a Certificação Pró-Gestão RPPS Nível III.

No ranking nacional de unidades gestoras de RPPS, apenas 09 Institutos de Previdência em todo Brasil possuem o NíveI III de Certificação. Desse total,  todos são institutos classificados como de grande porte. As exceções são: Cariacica (ES), Ubatuba (SP) e Cabedelo (PB), que são considerados de médio porte e estão também no Nível III do Pró-Gestão.

O certificado Pró-Gestão é válido por três anos e a unidade gestora de RPPS, ao longo desse tempo, é submetida a auditorias anuais de supervisão com a empresa certificadora credenciada pela Secretaria de Previdência do Ministério do Trabalho e Previdência.

Quais os requisitos para certificação Pró-Gestão?

A certificação Pró-Gestão é um processo no qual uma entidade certificadora credenciada avalia se o RPPS atende aos padrões de execução de processos de gestão e a algumas normas técnicas predefinidas.

A avaliação para sua concessão ocorre por meio da auditoria de certificação. Quando essa auditoria constata conformidade com as diretrizes do programa, o RPPS passa a ser considerado certificado.

Requisitos para conquistar a certificação Pró-Gestão:

1 – Responsabilidade dos gestores
É necessário o comprometimento por parte do representante legal e do dirigente do RPPS para que sejam adotadas todas as medidas necessárias à implementação do Programa Pró-Gestão.

2 – Criação de um sistema de qualidade
A certificação requer a adoção de padrões de qualidade, em conformidade com os requisitos estabelecidos em cada uma das ações das três dimensões descritas pelo Pró-Gestão:
• Governança Coorporativa;
• Educação Previdenciária;
• Controles Internos.

3 – Documentação do processo de certificação
Todas as atividades referentes ao processo de certificação devem ser documentadas para que, quando da auditoria, elas possam ser verificadas pela entidade certificadora.

4 – Mapeamento, modelagem e manualização dos processos
As atividades componentes dos processos-chave do RPPS devem ser identificadas, mapeadas e devidamente documentadas.

5 – Treinamento
Devem ser criados programas de conscientização e treinamento para os colaboradores, para que estes conheçam e estejam integrados ao processo de certificação.

6 – Monitoramento
Devem ser estabelecidos processos de identificação, definição de metas e indicadores e prevenção de riscos ligados à gestão dos ativos. O monitoramento cumpre papel importante não apenas para a primeira certificação Pró-Gestão, mas também para sua manutenção e posterior renovação.

7 – Ações corretivas
O instituto deve ter procedimentos de investigação e análise das causas de maus resultados e plano de ação definido para prevenir a reincidência dessas situações.

Qual o passo a passo para a certificação?

Depois de cumprir os requisitos para certificação Pró-Gestão, o instituto deve seguir um passo a passo para conseguir o certificado. Veja quais são as etapas:

1 – Definição do nível de aderência
A unidade gestora do RPPS deve avaliar a situação de seus processos internos e definir o nível de aderência mais adequado ao seu porte e complexidade das medidas de adequação necessárias.

2 –  Realização de diagnóstico situacional
Após definição do nível, deve ser elaborado um diagnóstico da gestão do RPPS, contendo a avaliação dos processos, recursos humanos e materiais disponíveis e identificação dos processos-chave.

3 –  Criação do termo de adesão
O RPPS deve definir em documento próprio os compromissos e as obrigações recíprocas necessários para atingir a certificação no nível de aderência que deseja.
Em seguida, seus representantes legais devem assinar em conjunto o Termo de Adesão ao Pró-Gestão RPPS. 

4 – Elaboração do Plano de Trabalho
O gestor de RPPS deve elaborar o Plano de Trabalho para certificação Pró-Gestão, de acordo com o nível de aderência pretendido. Este plano deve conter:
• Critérios de documentação dos procedimentos de implantação e etapas do processo de certificação;
• Definição das etapas de implantação, prazos e respectivos responsáveis;
• Treinamento dos servidores do RPPS e outros colaboradores, divulgação dos objetivos e métodos para a implantação dos novos procedimentos;
• Definição dos recursos necessários e áreas prioritárias;
• Identificação, mapeamento, modelagem e manualização dos principais processos, de acordo com o nível de aderência pretendido;
• Definição dos pontos críticos das atividades e das responsabilidades;
• Descrição de como se fará a adequação dos processos e atividades às diretrizes do Programa, de acordo com o nível pretendido;
• Definição de procedimentos de acompanhamento e avaliação em todos os processos e indicação dos responsáveis;
• Cronograma de implantação.

5 – Seleção da entidade certificadora
O RPPS selecionará a entidade certificadora, dentre aquelas credenciadas, e providenciará a sua contratação. Concluída a implementação das adequações nos processos de trabalho do RPPS, a unidade gestora definirá com a entidade certificadora o momento em que se dará a auditoria.

6 – Obtenção do certificado
Realizada a auditoria de certificação e constatado que o RPPS demonstrou a conformidade ao nível de aderência pretendido, a entidade certificadora emitirá a certificação Pró-Gestão.
Em seguida, a entidade certificadora encaminhará à Secretaria de Previdência (SPrev) a cópia do Termo de Concessão da Certificação.
Em resumo, a certificação Pró-Gestão permite que o gestor conheça, organize e melhore os processos institucionais, evitando retrabalho e reduzindo custos na gestão do RPPS.